Roční zúčtování záloh je proces, kdy na žádost zaměstnance zaměstnavatel provede výpočet roční daně zaměstnance. Zálohy na daň jsou počítány tak, aby se obecně platilo mírně více, než je třeba, takže při ročním zúčtování záloh vyjde vždy přeplatek na dani (pokud vyjde nedoplatek, pak proto, že během uplynulého roku došlo při výpočtu mezd k chybě). Zúčtování záloh je volitelné; pokud zaměstnanec nepožádá, je jeho roční daňová povinnost splněna (protože zaplatil o něco málo více, než musel).
Požádat o zúčtování záloh může ovšem jen ten zaměstnanec, který splní současně všechny následující podmínky:
- není povinen podat daňové přiznání za uplynulý rok a nebude podávat přiznání ani dobrovolně
- v uplynulém roce pobíral mzdu pouze od jednoho nebo od více plátců daně postupně včetně mezd zúčtovaných nebo vyplacených poplatníkovi těmito plátci dodatečně v době, kdy poplatník pro ně již nevykonával závislou činnost nebo funkci
- podepsal u všech těchto plátců prohlášení poplatníka
- požádá písemně o provedení ročního zúčtování záloh posledního z uvedených plátců daně podpisem v oddíle III. prohlášení poplatníka
- požádá nejpozději do 15. února po uplynutí zdaňovacího období
- dodá veškeré doklady k zúčtování záloh do 15. února po uplynutí zdaňovacího období
K povinnosti podat daňové přiznání: podle § 38g/2 zákona č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů (ZDP) daňové přiznání není povinen podat poplatník, který má příjmy ze závislé činnosti pouze od jednoho a nebo postupně od více plátců daně včetně doplatků mezd od těchto plátců. Podmínkou je, že poplatník podepsal u všech těchto plátců daně na příslušné zdaňovací období prohlášení poplatníka, a vyjma příjmů od daně osvobozených a příjmů, z nichž je vybírána daň srážkou, nemá jiné příjmy vyšší, než 6 000 Kč. Rovněž není povinen podat daňové přiznání poplatník, jemuž plynou pouze příjmy ze závislé činnosti a funkční požitky ze zahraničí, které jsou vyjmuty ze zdanění.
Datum 15. února je nepřekročitelné. Pokud není požádáno a nejsou dodány veškeré podklady (které pak logicky musí mít datum do 15. února včetně), zaměstnavatel NESMÍ zúčtování záloh provést. Zúčtování záloh pak zaměstnavatel provede do 31. Března. Přeplatek na dani se vrací zaměstnanci, pokud je vyšší, než 50 Kč. Zákonný rámec zúčtování záloh je dán §38ch ZDP.