Archivace dokladů

Stále častěji se objevují dotazy k délce doby archivace starých účetních a jiných dokladů. Pokusíme se najít odpověď.

Platná legislativa, zejména:

  • zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví (ZÚ)
  • zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty (ZDPH)
  • zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení (ZOPSZ)
  • zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě (ZA)
  • zákon č. 262/2006 Sb. zákoník práce (ZP)

§31 ZÚ

  1. Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu stanovenou v odstavci 2 nebo 3. Nestanoví-li tento zákon jinak, platí pro nakládání s nimi zvláštní právní předpisy.
  2. Účetní záznamy se uschovávají, pokud v §32 není stanoveno jinak,
    1. účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
    2. účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
    3. účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví ( §33 odst. 2 ), po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
  3. Povinnosti spojené s uschováním účetních záznamů, jakož i povinnosti podle §33 odst. 3 přecházejí u účetních jednotek uvedených v
    1. §1 odst. 2 písm. a) až c) na právního nástupce této účetní jednotky, a není-li ho, na likvidátora či insolvenčního správce nebo jinou osobu podle zvláštních právních předpisů,
    2. §1 odst. 2 písm. d) až h) v případě úmrtí na dědice, převezme-li věci, práva či jiné majetkové hodnoty, náležející k účetní jednotce; připadne-li dědictví nebo jeho část zahrnující věci, práva či jiné majetkové hodnoty, které náleží k účetní jednotce, státu, přecházejí uvedené povinnosti na příslušnou organizační složku státu, která vyrozumí státní archiv.

§32 ZÚ

  1. Použijí-li účetní jednotky účetní záznamy i pro jiný účel než uvedený v §31 odst. 1 , a to zejména pro účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj, nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv, postupují po uplynutí dob úschovy uvedených v §31 odst. 2 dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely; v případě, kdy účetní jednotky použijí účetní záznamy k těmto účelům, platí všechna ustanovení tohoto zákona týkající se účetních záznamů obdobně.
  2. Účetní jednotka může jako účetní záznamy použít zejména mzdové listy, daňové doklady nebo jinou dokumentaci vyplývající ze zvláštních právních předpisů. Takto použitá dokumentace musí splňovat požadavky kladené tímto zákonem na účetní záznamy. Tuto dokumentaci uschovávají účetní jednotky po dobu stanovenou v §31 odst. 2 podle toho, jakou funkci plní při vedení účetnictví, nejde-li o případ podle odstavce 1.
  3. Pokud záruční lhůta nebo reklamační řízení je delší než lhůta podle §31 odst. 2, uschovává účetní jednotka doklady a jiné účetní záznamy po dobu, po kterou tato lhůta běží nebo toto řízení trvá; pokud se účetní záznam vztahuje k nezaplacené pohledávce či nesplněnému závazku ve lhůtě podle §31 odst. 2 , uschovává účetní jednotka tento účetní záznam do konce prvního účetního období následujícího po účetním období, v němž došlo k zaplacení pohledávky nebo ke splnění závazku.
  4. Knihy analytické evidence pohledávek a závazků, účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které vyplývají z přímého styku s cizinou z doby před 1. lednem 1949, a účetní závěrku vztahující se k převodu majetku na jiné právnické nebo fyzické osoby provedenému podle zvláštních právních předpisů uschovávají účetní jednotky, dokud ministerstvo nedá samo nebo na žádost účetní jednotky souhlas k vyřazení těchto písemností.

§27 ZDPH

  1. Plátce je povinen uchovávat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně nejméně po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně, na jím zvoleném místě. Po tuto dobu plátce odpovídá za věrohodnost původu dokladů, neporušitelnost jejich obsahu, jejich čitelnost a na žádost správce daně za umožnění přístupu k nim bez zbytečného odkladu.

§35a ZOPSZ

  1. Zaměstnavatelé jsou povinni uschovávat
    1. stejnopisy evidenčních listů ( §38 odst. 5 věta první) vyhotovených v kalendářním roce, kterého se týkají, nebo v bezprostředně následujícím kalendářním roce po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týkají, a stejnopisy ostatních evidenčních listů po dobu 3 kalendářních roků po roce, ve kterém byly vyhotoveny,
    2. Záznamy o skutečnostech vedených v evidenci podle §37 odst. 1 písm. h) po dobu
      6 kalendářních roků následujících po měsíci, kterého se záznam týká, vždy však po dobu 3 kalendářních roků následujících po měsíci, v němž bylo dlužné pojistné za tento měsíc zaplaceno,
    3. záznamy o skutečnostech vedených v evidenci podle §37 odst. 1, pokud jde o poživatele starobního, plného invalidního nebo částečného invalidního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků po roce, kterého se týkají,
    4. mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění, včetně údajů uvedených v §37 odst. 2 , po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, a jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, pokud zvláštní právní předpis nestanoví pro záznamy, které mají charakter účetních záznamů, delší uschovací dobu; za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu, záznamy o pracovních úrazech a o nemocech z povolání a záznamy o evidenci pracovní doby včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu.

§3 ZA

  1. Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají za podmínek stanovených tímto zákonem také
    1. podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k tomuto zákonu,…
  2. Výběr archiválií provádí archiv podle své působnosti (dále jen „příslušný archiv“).

Příloha č. 1 k ZA

  1. Statut
    1. zakladatelské dokumenty,
    2. statuty, stanovy, jednací řády, organizační řády a schémata,
    3. dokumenty o přeměnách právnických osob,
    4. dokumentace likvidace a zániku podnikatele zapsaného v obchodním rejstříku.
  2. Řízení
    1. protokoly a zápisy zjednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami,
    2. řídící akty vedení podnikatele zapsaného v obchodním rejstříku, zápisy z porad vedení,
    3. zprávy o podnikatelské činnosti podnikatele zapsaného v obchodním rejstříku a stavu majetku,
    4. zprávy o auditu, nejsou-li zahrnuty do výroční zprávy,
    5. výroční zprávy.
  3. Majetek
    1. mimořádné inventarizace majetku při vzniku, dělení nebo likvidaci podnikatele zapsaného v obchodním rejstříku,
    2. smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitostem a listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem,
    3. dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek,
    4. užitné vzory.
  4. Finanční dokumenty
    1. účetní závěrky,
    2. roční statistické výkazy.
  5. Propagační činnost
    1. Ukázky vlastních propagačních materiálů a dokumentace, zejména letáky, publikace, prospekty, katalogy, reklamy, vzorkovnice, filmy, fotografie.
  6. Výroba, předmět podnikání
    1. podnikatelské záměry, vývojové studie, plány výroby,
    2. výrobní programy roční a delší, rozbory s komentáři,
    3. dokumentace výrobků, výkresy sestavení či sestav,
    4. vlastní normy,
    5. ocenění výrobků.

§305 ZP

  1. Zaměstnavatel je povinen zaměstnance seznámit s vydáním, změnou nebo zrušením vnitřního předpisu nejpozději do 15 dnů. Vnitřní předpis musí být všem zaměstnancům zaměstnavatele přístupný. Zaměstnavatel je povinen uschovat vnitřní předpis po dobu 10 let ode dne ukončení doby jeho platnosti.

Shrnutí:

  • Dokumenty podle přílohy k zákonu o archivnictví nelze skartovat vůbec
  • Dokumenty, osvědčující nabytí majetku, a odpisové plány tohoto majetku nelze skartovat po dobu odepisování + 4 roky po skončení posledního odpisového období. Po tuto dobu je teoreticky možná kontrola ze strany správce daně. Doba čtyřletá je zde uvedena pro jistotu, výklady připouštějí i dobu tříletou
  • Mzdové doklady nelze skartovat po dobu 30 let od konce roku, kterého se týkají
  • Vnitřní předpisy zaměstnavatele nelze skartovat po dobu 10 let ode dne ukončení jeho platnosti
  • Daňové doklady k DPH nelze skartovat po dobu 10 let po roce, v němž nastalo zdanitelné plnění nebo přijetí platby
  • Účetní závěrky, pokud nejsou součástí výroční zprávy, nelze skartovat po dobu 10 let od konce roku, jehož se týkají. Výroční zprávy viz bod. 1
  • Odpisové plány majetku nelze skartovat po dobu 5 let od konce posledního roku odepisování, pokud se nejedná o odpisové plány podle bodu 2
  • Ostatní účetní listiny, pokud nespadají do předchozích bodů, nelze skartovat po dobu
    5 let od konce roku, jehož se týkají
  • Subjekty, které nevedou účetnictví (vedou daňoovu evidenci nebo používají výdajový paušál) mohou dobu 5 let u ostatních dokumentů zkrátit na 4 roky (vysvětlení viz výše)

Obecně lze doporučit desetiletou lhůtu jako základní archivační lhůtu, neboť je dostatečně dlouhá pro většinu dokladů a listin.



Napsáno 16. 11. 2009 v kategorii Účetnictví a evidence